PEDOMAN SINGKAT ADMINISTRASI PELAKSANAAN PRASARANA DI DESA


PEDOMAN SINGKAT
ADMINISTRASI PELAKSANAAN
PRASARANA DI DESA

I. PRINSIP DASAR
A.Administrasi dikerjakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK)
B.TPK mengerjakan administrasi secara terbuka
C.Pelaksanaan administrasi pelaksanaan dikerjakan secara disiplin
II. TUJUAN ADMINISTRASI
A.Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang tertib.
B.Tiap saat dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran dana Kegiatan Pelaksanaan.
C.Sebagai pertanggunganjawaban terhadap pemeriksaan dari masyarakat, Konsultan, Tim Koordinasi atau Instansi yang berwenang.
D.Untuk pengendalian, baik jumlah volume pekerjaan maupun penggunaan dananya.
III. KETENAGAKERJAAN
A.Semua orang yang bekerja, dibiayai dan juga termasuk kerja bakti/gotong royong/swadaya harus dicatat pada Buku Kegiatan Pelaksanaan.
B.Utuk pemakaian tenaga yang dibiayai maka pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Sistem Harian dan Sistem Upah Borongan (Upah yang diborongkan).
IV. SUMBER DANA
A.Setiap penerimaan dana dari manapun asalnya, TPK menyiapkan kuitansi penerimaan sesuai jumlah dana yang diterima. Kemudian dana tersebut dicatat oleh Bendahara TPK dan dilaporkan UPK, PJOK dan Konsultan.
B.Untuk penarikan dana, TPK menyiapkan kuitansi, dan Rencana Penggunaan Dana / Laporan Penggunaan Dana yang telah diperiksa dan disepakati.
C.Penarikan dana dari UPK harus sesuai dengan kebutuhan yang segera dibayarkan dan dicantumkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD), dan bila ada kelebihan/sisa pemakaian wajib dilaporkan ke Bendahara TPK untuk disimpan kembali.
D.Bukti pembayaran oleh UPK harus disimpan dan segera di bukukan pada Buku Kas Umum..
V. PEMBUKUAN
A.TPK wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran dana secara terperinci selambat-lambatnya satu hari sesudah dilakukan transaksi.
B.Pembukuan dilakukan sesuai FORM tersedia .
C.Pembukuan ditutup setiap akhir bulan pada tanggal yang tetap ditandatangani oleh Bendahara, dan Ketua, dan diketahui wakil masyarakat
D.Bukti-bukti pembayaran / kuitansi diberi nomor sesuai nomor bukti pada Buku Kas Umum.
E.Setiap bukti pengeluaran dan pemasukan dijilid beserta lampiran bukti-bukti pambayaran dan nota-nota penerimaan barang sesuai urutan nomor bukti, untuk disimpan di TPK.
F.Didalam Buku Kas Umum tidak boleh ada Tip-Ex atau penghapusan. Jika ada kesalahan, dicoret dan dikoreksi, kemudian diparaf oleh Bendahara.
G.Semua bukti-bukti disimpan di TPK.
H.Pembukuan dan bukti-bukti dapat diperiksa sewaktu-waktu oleh masyarakat, Konsultan ataupun instansi yang berwenang.
VI. PELAPORAN
A.TPK wajib membuat laporan bulanan yang terdiri :
Laporan Kegiatan Pelaksanaan
Laporan Fisik dan Biaya
B.Laporan dibuat oleh sekretaris TPK dan ditandatangani oleh Ketua, kemudian dikirim kepada UPK dan FK/FT
VII. PENGARSIPAN
A.TPK wajib menyimpan arsip kegiatan dan sewaktu-waktu dapat dilihat oleh siapa saja yang perlu informasi tentang kegiatan Pelaksanaan.
B.Dokumen yang harus disimpan yaitu 7 Map, sesuai pada Formulir Administrasi Desa, diantaranya:
Berita Acara Pembentukan TPK beserta Struktur Organisasi
Berita Acara Penetapan TPK
Rencana Pelaksanaan
Notulen-notulen rapat
Buku Kas Umum, bukti pengeluaran dan penerimaan dana, termasuk pinjaman/ pelunasan (jika ada)
Laporan Bulanan Kegiatan Pelaksanaan
Dokumen lainnya.
VIII. KETERBUKAAN (TRANSPARANSI)
A.TPK wajib memasang dan mengumumkan kepada masyarakat pemanfaat prasarana tentang rencana Pelaksanaan.
B.Keputusan-keputusan penting harus dilaksanakan oleh masyarakat dan TPK
C.Bagi desa yang belum terbentuk TPK, maka Konsultan wajib memberi penjelasan (sosialisasi) masalah Pelaksanaan prasarana desa kepada semua lapisan masyarakat, khususnya pemanfaat, dan membentuk TPK sesuai ketentuan yang berlaku di PPK.
D.Bagi desa yang sudah terbentuk TPK, maka konsultan wajib melakukan pemantauan, pemeriksaan kinerja TPK dan apakah sudah terdapat administrasi pelaksanaan kegiatan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s